Jak wybrać system dla kancelarii prawnej?
Aby wybranie odpowiedniego oprogramowania dla kancelarii stało się możliwe najpierw musimy określić jakie główne funkcjonalności powinny znaleźć się w systemie. Określenie tych funkcji nie jest trudne. Najlepiej najpierw wyjść od wąskich gardeł w naszej kancelarii czyli skupić się na najbardziej palących wyzwaniach, które blokują długoterminowy rozwój jak i codzienną pracę.
Aby wybranie odpowiedniego oprogramowania dla kancelarii stało się możliwe najpierw musimy określić jakie główne funkcjonalności powinny znaleźć się w systemie. Określenie tych funkcji nie jest trudne. Najlepiej najpierw wyjść od wąskich gardeł w naszej kancelarii czyli skupić się na najbardziej palących wyzwaniach, które blokują długoterminowy rozwój jak i codzienną pracę.
Do najczęściej implementowanych funkcjonalności w systemie, które znajdą zastosowanie podczas zarządzania kancelarią prawną, należą:
- Funkcje integracji z innymi systemami
- Zarządzanie bazą kontaktów (CRM)
- Zarządzanie dokumentami (DMS)
- Zarządzanie sprawami i procesami biznesowymi
- Rejestracja czasu pracy
- Zarządzanie sprzedażą (faktury)
- Kalendarz (terminy, przypomnienia)
- Komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna
- Wzory dokumentów
- Bezpieczna archiwizacja dokumentów
Dobrze wybrany i dobrze zaprojektowany system w kancelarii prawnej znacząco powinien redukować czas poświęcony na zarządzanie i poszukiwanie dokumentów a także ich tworzenie.
Poniżej znajdziesz listę najważniejszych funkcji w kontekście pracy z dokumentami w kancelarii, które powinien posiadać system:
- Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej zarówno papierowej jak i elektronicznej.
- Wyszukiwanie informacji w tytułach i treści dokumentów czyli wyszukiwanie pełnotekstowe pozwalające wyszukać dokumenty zawierające daną frazę np. nr sprawy, dane osobowe itp.
- Przechowywanie dokumentów w cyfrowym repozytorium wraz z możliwością nadawania uprawnień dostępowych dla wybranych pracowników.
- Podłączanie czy też przypisanie dokumentów do prowadzonych spraw oraz profili klientów a także prawników, którzy ich obsługują.
- Tworzenie szablonów dokumentów
- Wersjonowanie dokumentów
Wszystkie wymienione funkcjonalności wpływają na usprawnienie pracy w kancelarii w sytuacji, gdy potrzebne są informacje z wcześniej prowadzonych spraw. Dzięki nim w łatwy sposób można odnaleźć cenne informacje dotyczące konkretnych spraw prowadzonych np. przez innych prawników.
