Wybór dostawcy systemu ERP to decyzja, którą powinno się dokładnie przemyśleć. Firma świadcząca usługi outsourcingu IT musi z jednej strony spełniać wymagania klienta – zapewniać potrzebne rozwiązania, mieć odpowiedni zakres usług i oferować konkurencyjną cenę, a z drugiej gwarantować opiekę serwisową. Dlaczego ten aspekt jest tak ważny i o czym należy pamiętać przy podpisywaniu umowy serwisowej?
Wdrożenia systemów ERP to kilkuetapowe procesy, które z założenia kończą się implementacją nowoczesnych rozwiązań mających wpływ na efektywność działania firmy. Najczęściej przedsiębiorstwa decydujące się na outsourcing IT w tym zakresie szukają doświadczonych dostawców ERP oferujących korzystne ceny, a rzadziej patrzą na kompleksowość oferty. To błąd, ponieważ na wdrożeniu systemu współpraca z dostawcą nie powinna się kończyć, a tak naprawdę dopiero zaczynać. Dlaczego?
Wsparcie przy awarii
Ze względu na to, że w razie nieprawidłowego działania systemów trzeba mieć się do kogo zwrócić. Opieka serwisowa ERP obejmuje zazwyczaj zarówno szybką pomoc w razie awarii – tempo prowadzonych prac liczy się zwłaszcza wtedy, gdy usterka wpływa na zaburzenia przepływu dokumentów w firmie – jak i interwencję w razie konieczności wprowadzenia dodatkowej konfiguracji już po wdrożeniu rozwiązań. Dzięki temu zyskuje się pewność, że nie dojdzie do opóźnień albo wręcz przestojów w realizacji zamówień. Duża awaria oprogramowania może bowiem mieć poważne konsekwencje i przy tym być kosztowna.
Wymagane aktualizacje
Firmy zajmujące się opieką serwisową przeprowadzają również aktualizację systemów. Dlaczego nie można tego zrobić samodzielnie? Ponieważ instalacja nowszych wersji często wymaga ponownej konfiguracji oprogramowania, a takie zadanie lepiej zostawić profesjonalistom. To, jak często konieczne będzie wgrywanie aktualizacji, jest trudne do przewidzenia, bo zależy od producenta systemu. Zdarza się, że twórcy wprowadzają dużo zmian, w ramach których poprawiają błędy, dodają kolejne zabezpieczenia czy nowe funkcjonalności. Bez względu na to, jaka jest planowana częstotliwość aktualizacji, warto je robić na bieżąco.
Szukasz firmy zapewniającej opiekę serwisową ERP? Sprawdź kompleksową ofertę Gecos: https://gecos.pl
Optymalizacja rozwiązań i szkolenia pracowników
Część dostawców systemów ERP, którzy świadczą obsługę serwisową, dodatkowo w ramach asysty technicznej oferuje także doradztwo w zakresie optymalizacji rozwiązań stosowanych w przedsiębiorstwie i prowadzi szkolenia nowych pracowników mających na co dzień wykorzystywać oprogramowanie ERP. Ta pierwsza usługa przydaje się w przypadku niedużych firm bez własnego zaplecza IT, zaś ta druga często okazuje się niezbędna u większych klientów stale zatrudniających kolejne osoby.
Zanim podpiszesz umowę
Zanim podpisze się umowę serwisową, warto dokładnie sprawdzić nie tylko to, czy zakres usług odpowiada opisanemu powyżej, lecz także dowiedzieć się, ile firma ma czasu na reakcję na zgłoszenie i w jakich godzinach działa, w jaki sposób można się z nią kontaktować, czy serwis będzie miał limity np. wyrażone w liczbie godzin przeznaczonych na sprawowanie opieki nad systemem i jaka jest założona częstotliwość opłat oraz ustalić termin rozpoczęcia usługi serwisowej. Najwygodniej, gdy dostawca dysponuje zespołem konsultantów telefonicznych dostępnych 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, bo dzięki temu czas oczekiwania na pomoc będzie możliwie krótki.